Tässä artikkelissa kerron, kuinka käytännössä suoritan toiminnantarkastuksen asunto-osakeyhtiössä, jossa on hiukan yli 100 huoneistoa ja jossa on myös tilintarkastaja.
Lataa sivu uudelleen heti avaamisen jälkeen, koska aluksi saattaa avautua vanhentunut versio jostakin välimuistista!
Yleisiä periaatteita
Toiminnantarkastuksessa tarkastettavana on yhtiön talous ja hallinto. Toiminnantarkastajan tehtävänä on arvioida mm. yhtiön hallinnon järjestämistä ja osakkeenomistajien yhdenvertaisen kohtelun toteutumista. Asunto-osakeyhtiölain 9 luvun 10 §:ssä on luettelo asioista, joista toiminnantarkastajan on annettava joka vuosi tilikausikohtainen lausunto.
Toiminnantarkastus on ensisijaisesti laillisuustarkastusta. Toiminnantarkastajan pitää huomauttaa, jos on rikottu lakia tai jätetty tekemättä jotakin, mitä olisi pitänyt tehdä, mutta hänen ei pidä muuten arvostella hallituksen päätöksiä. Toiminnantarkastaja ei ole yhtiön sisäinen oppositio vaan hän työskentelee yhteistyössä hallituksen ja isännöitsijän kanssa.
Toiminnantarkastuskertomus
Toiminnantarkastuskertomus on lakisääteinen dokumentti, joka lähetetään osakkaille yhtiökokouskutsun liitteenä ja käsitellään yhtiökokokuksessa. Sen muotoiluun on julkaistu monia malleja, joten sivuutan sen tässä. Olen laatinut sen yleensä 2-sivuisena siten, että siinä on lyhyt lausunto lakisääteisistä asioista ja sen lisäksi sellaisia huomautuksia asioiden hoidosta, joiden kertomista yhtiökokoukselle pidän asiallisena. Osoitan kertomuksen yhtiön osakkaille ja sen lopussa on allekirjoitukseni.
Raportti toiminnantarkastuksesta
Raportti toiminnantarkastuksesta on ihan oma keksintöni. Se on hallituksen ja isännöitsijän käyttöön tarkoitettu dokumentti siitä, mitä asioita olen tarkastanut ja mitä havainnut. Olen lähettänyt sen aina tiedoksi myös tilintarkastajalle. Siinä on yleensä ollut 15-16 sivua. Minulla on siitä omaan käyttöön pidempikin versio, jossa on tietoja myös aiempien vuosien raporteista sekä itseäni varten kirjoittamiani muistiinpanoja ja selityksiä. Alkuperäiskappaleet kirjoitan drive.google.comissa siellä olevalla teksinkäsittelyohjelmalla. Tulostan sieltä jaettavan kappaleen omalle tietokoneelle PDF-tiedostona, jonka lähetän sähköpostin liitteenä ja tulostan sen itselleni myös paperille.
Kirjoitan raportin muokkaamalla edellisvuotisen raportin kopiota. Siten näen joka kohdassa, mitä kirjoitin siitä asiasta edellisenä vuonna ja usein vertaan tuoretta lukua edelisvuotiseen.
Kyseinen raportti ei ole luettelo virheistä ja puutteista. Tavallinen teksti numeroineen tarkoittaa: "Olen katsonut tämän kohdan ja luulen sen olevan OK". Vahvennettu teksti voi olla huomautus tai vain huomio siitä, että jokin luku on yllättävän suuri tai pieni. Sellaiset asiat, jotka mielestäni vaativat välittömiä toimenpiteitä tai joihin odotan selitystä, luettelen raportin saatekirjeessä. Viimeksi siinä oli 5 asiaa. Raportti koostuu seuraavasti:
- Alkusanat
- Kerron, että raportti on tarkoitettu hallituksen ja isännöitsijän käyttöön, sen tarkoituksena on dokumentoida, mitkä asiat olen tarkastanut ja mitä havainnut. Kerron osallistuvani mielelläni ilman kokouspalkkiota tilaisuuteen, jossa raporttia käsitellään, mikäli hallitus pitää sitä tarpeellisena.
- Toiminnantarkastuksen aineisto
- Kerron, mitä aineistoa olen tarkastanut. Tässä kappaleessa oli viimeksi 6 riviä. Kirjanpitoa tarkastan pääkirjatulosteesta.
- Tilikauden 1.1.-31.12.20xx tilinpäätöksen lakisääteiset tarkastuskohteet (AOYL 9 luku 10§):
- Tuotot (tilit xxxx-xxxx)
- Meillä on 7 tuottotiliä. Kirjoitan jokaisesta muutaman rivin tähän tapaan:
Tili xxxx "Asuinhuoneistovastikkeet"
Loppusaldo xxx.xxx,xx €. Xxxxkuusta 202x alkaen hoitovastikkeiden yhteismäärä on ollut kuukausittain xx.xxx,xx euroa, mistä kertyy 12 kuukaudessa xxx.xxx euroa.
Tuosta lopusta saa talousarvion arviointia varten käsityksen, paljonko rahaa on käytettävissä, ellei hoitovastiketta koroteta. Muista tuottotileistä kirjoitan esim. "Ei muutosta edelliseen vuoteen". Vesimaksuista lasken, monestako asukkaasta sitä on maksettu, verrattuna edelliseen vuoteen. Vastaavasti saunamaksuista lasken, paljonko saunaa on käytetty. Jos jokin tuottolaji on alentunut, selvitän syyn. Esimerkiksi vuokra ja sähkökorvaus talon katolla olleesta Elisan matkapuhelintukiasemasta perittiin monena vuonna vasta sen jälkeen, kun olin tätä raporttia kirjoittaessani huomannut, että ne olivat jääneet laskuttamatta.
- Kulut (tilit xxxx-xxxx)
- Tämän osan alussa huomautan siitä, että minun on mahdotonta tietää, vastaavatko laskut kaikilta osin sitä, mitä on päätetty tai sovittu. Sen vuoksi jonkun hallituksen jäsenen pitäisi käydä laskut kriittisesti läpi ja ilmoittaa suorittamastaan tositetarkastuksesta hallituksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.
- Käyn kaikki yhtiömme 57 kulutiliä läpi pääkirjasta. 16-sivuisesta raportista se täyttää 8 sivua. Jokaisen tilin kohdalla mietin, onko siinä jotakin huomion arvoista. Lyhimmillään kirjoitan vain tähän tapaan:
xxxx Isännöinnin sopimusveloitukset
12 x XXXX,XX = XX.XXX,XX
(Edellisenä vuonna 12 x YYYY,YY = YY.YYY,YY)
Joidenkin tilien kohdalle olen kirjoittanut lyhyen selityksen. Esim. tilin "Laajakaista" kohdalle olen kirjoittanut, minkälaisen liittymän taloyhtiö kustantaa ja laskenut, paljonko se maksaa asuntoa kohden kuukaudessa. Kun tilin otsikossa mainitaan "erillisveloitukset", kerron tarkemmin, mistä toimenpiteistä on laskutettu. Vastaavasti tilin "Vartiointi-. valvomo-, hälytyskeskuspalvelu ym. turvallisuuskulut" kohdalle kopioin pääkirjasta sen tilin viennit. Sama koskee vakuutusmaksuja. Jos jonkin tilin saldo on huomattavasti kasvanut tai pienentynyt edellisestä vuodesta, kirjoitan sen kohdalle muutosprosentin vahvennetulla tekstillä.
- Varat: Pysyvät vastaavat
- Katson ensin, ovatko vertailuluvut edelliseltä vuodelta samat kuin ilmoitettiin edellisen vuoden tilinpäätöksessä. Elleivät ole, selvitän syyn ja kirjoitan sen. Käyn jokaisen tase-erän läpi tähän tapaan:
Muut koneet ja kalusto: xx % poisto xxx,xx
x.xxx,xx - xxx,xx = x.xxx,xx
- Varat: Vaihtuvat vastaavat
- Saamiset kiinteistön tuotoista: Käyn läpi erikseen pyytämäni tase-erittelyn, josta tutkin, missä määrin yhtiövastikkeita on maksamatta.
Siirtosaamiset: Kirjoitan lyhyesti, mistä tileistä tasesaldo muodostuu.
Pankkisamiset: Totean yhtiön pankkitilit ja niiden saldot. Yleensä on tarpeen kertoa myös jotakin muutakin, esim. jonkin tilin lopetus tai pankin nimen muutos.
- Oma pääoma: Lainanlyhennysrahasto
- Tarkastan, onko lainanlyhennysrahastoa kartutettu siten kuin yhtiökokous päätti. Ellei ole, huomautan siitä vahvennetulla tekstillä.
- Oma pääoma: Tilikauden voitto/tappio
- Katson erikseen pyytämästäni edellisen vuoden verotuspäätöksestä, paljonko yhtiöllä on vahvistettuja tappioita käytettävissä. Jos tilivuodelta näytetään voittoa, vertaan sen määrää käytettävissä olevan tappion määrään.
- Vieras pääoma: Pääomavastikelaina nro x
- Kirjoitan jokaisesta jäljellä olevasta pääomavastikelainasta oman otsikon alle lainan tarkoituksen, mistä pankista se on otettu, mikä on sen korkoehto, milloin laina päättyy, paljonko sitä on jäljellä lyhytaikaisena, pitkäaikaisena ja yhteensä, ja paljonko sitä lyhennettiin tilikauden aikana. Kriittinen tarkastuskohde on, onko osakkaiden vapaaehtoisesti maksamat lainaosuudet käytetty viipymättä pankkilainan lyhentämiseen, kuten yhtiöjärjestyksessä määrätään.
- Yhtiön antamat vakuudet
- Olen laatinut drive.google.comissa olevalla taulukkolaskentaohjelmalla taulukon, jossa on luettelo kaikista panttikirjoista ja minkä pankin hyväksi kukin niistä on pantattu. Vertaan siinä pankkikohtaisia loppusummia kyseisestä pankista jäljellä olevan lainan määrään. Siitä taulukosta kopioin raporttiini vain loppusummat ja johtopäätökset. Koska yhtiömme panttikirjat ovat nykyisin kaikki sähköisessä muodossa Maanmittauslaitoksen rekisterissä, enää ei ole huolta siitä, ovatko ne kaikki varmasti tallella. Sen sijaan olen huomauttanut siitä, jos jos uuden lainan vakuudeksi ei ole käytetty vanhoista lainoista vapautuneita panttikirjoja.
- Yhtiön saamat vakuudet
- Totean vallitsevan tilanteen.
- Toimintakertomuksen lakisääteinen sisältö (AOYL 10 luku 5-7§)
- Mainitussa lainkohdassa on lueteltu 9 asiaa, jotka toimintakertomuksessa pitää käsitellä. Raportissani on jokainen niistä alaotsikkona, jonka alle olen kirjoittanut, onko kyseinen asia toimintakertomuksessa kunnolla käsitelty.
Ensimmäisenä vaaditaan "Tiedot yhtiövastikkeen käytöstä, jos vastike voidaan periä eri tarkoituksiin eri perustein". Se on meillä omana sivunaan, jonka otsikkona on "Vastikerahoituslaskelma". Tarkastan ensin, onko se laskelma oikein laadittu, eli onko jokainen luku kopioitu oikein edellisvuotisesta laskelmasta tai tuloslaskelmasta ja täsmäävätkö laskelman lopussa tehdyt vertailut kirjanpitoon keskenään ja taseeseen. Sen jälkeen tarkastan, vastaavatko eri tarkoituksia varten kerätyt vastikkeet määrältään toteutunutta tarvetta. Pääomalainavastikkeiden ei pitäisi tuottaa alijäämää eikä kovin suurta ylijäämääkään. Mikäli sellaista on muodostunut, sen syy pitää selvittää: Onko vastike väärin mitoitettu vai esim. osakkaan maksamaa lainaosuutta ei ole käytetty pankkilainan lyhentämiseen.
- Muita huomioita toimintakertomuksesta ja tilinpäätöksestä
- Tässä kohdassa luen osakkaille jaettavan toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen liitetietoineen huolellisesti läpi sivu sivulta ja kirjoitan raporttiin kohdat, joissa on selvä virhe, epäselvä sanonta tai muu seikka, johon kiinnitin huomiota.
- Yhtiökokouksen xx.xx.20xx pöytäkirjasta
- Pyydän viimeksi pidetyn yhtiökokouksen pöytäkirjan. Jos minulla on sen suhteen jotakin humautettavaa, kerron siitä tässä. Jos edellisenä tilivuonna on pidetty varsinaisen yhtiökokouksen lisäksi yksi tai useampi ylimääräinen yhtökokous, käsittelen niiden pöytäkirjat vastaavalla tavalla omien otsikoittensa alla.
- Muu tarkastuskohde
- Jokavuotisten tarkastuskohteiden lisäksi toiminnantarkastaja voi ottaa tarkastuksen kohteeksi muitakin asioita oman harkintansa mukaan.
- Kaupparekisteri
- Jos yhtiössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, jotka pitäisi ilmoittaa kaupparekisteriin, tilaan sieltä rekisteriotteen ja tarkastan, onko sen tietosisältö ajan tasalla.
- Isännöitsijäntodistukset
- Pyydän joka vuosi nähtäväksi kopion jostakin hiljattain annetusta isännöisijäntodistuksesta ja tarkastan siinä olevat tiedot. Kirjoitan raporttiini havaitsemani virheet.